Por
que digitalizar documentos?
La alta cantidad
de documentos que se generan en los procesos de negocios día
a día vuelve casi imposible tener disponibilidad inmediata
en todos los procesos contables, administrativos, de ventas,
de compras y de envío así como procesos de información
compartida entre sucursales, socios, gobiernos y entidades
fiscales.
Beneficios de digitalizar
Disponibilidad
inmediata de documentos, facilidad de búsqueda y
localización, seguridad, espacio, costo,
automatización, conservación , obligaciones
fiscales, distribución de información, prevenir
la pérdida de registros, evita la duplicidad
de documentos, compartir la información o
restringir su acceso, acceso vía WEB, etc.
Validez Fiscal
Validez
Fiscal desde el año 2000 bajo los lineamientos de
ley
Los
elementos de un sistema de digitalización
1. Escaneo. Los
avances tecnológicos permiten que la conversión
del documento físico sea rápida, económica
y fácil. Un buen escáner permitirá
que la operación de ingresar los papeles
en su computadora sea una tarea fácil.
2. Archivo. El
sistema provee un módulo de archivo confiable
y de largo plazo. Permitiendo manejar el cambio
de documentos, el crecimiento de los volúmenes
y el avance de la tecnología.
3. Indexación. Las rutinas
de indexación crean una estructura robusta,
permitiendo que la recuperación futura sea
simple y eficiente. Permitiendo a la vez la efectividad
los procedimientos y sistemas existentes.
4. Recuperación. Explotando
la información en los documentos, incluyendo
el índice y texto, se localizan las imágenes
guardadas en el repositorio. Un buen sistema de
recuperación permitirá encontrar los
documentos precisos rápida y fácilmente.
5. Acceso. La información
debe estar disponible para ser leídoa por
aquellos que necesiten hacerlo y con la flexibilidad
de controlar su acceso. Colocando los documentos
a disposición de aquellos usuarios autorizados,
ya sea en la oficina, en diferentes locaciones ó
a través del Internet.
